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DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS


Descripción de PUESTOS: Consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma empresa. Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos más relevantes de éste.

Se debe tener en cuenta que en una descripción de cargo el formato que se utilizará debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para así lograr la comparabilidad de los datos.


Análisis de PUESTOS: Es un proceso el cual consiste en la obtención, evaluación y organización de la información sobre los PUESTO de una organización. Determina cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los PUESTOS y los tipos de personas ( en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlos. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los PUESTOS para efectos de comparación.


Cabe destacar que esta función tiene como meta el análisis de “cada PUESTO” y no el de las personas que lo desempeñan.

Por lo general esta función se refiere a cuatro áreas de requisitos las cuales se aplican a cualquier nivel de PUESTO:

  • Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia anterior, adaptación del PUESTO, iniciativa y aptitudes necesarias.)

  • Requisitos físicos (esfuerzo físico, capacidad visual, destreza o habilidad, complexión física necesaria)

  • Responsabilidades implícitas (supervisión de personal, material, herramientas o equipos, dinero, títulos o documentos, contactos internos o externos, información confidencial)

  • Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos)


La tabla presentada a continuación resume parte de la terminología del análisis de PUESTO. Anexo nº 1


¿Quién es y qué responsabilidades tiene un analista de puesto?.

No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de éste es reunir los datos los cuales además de ser fidedignos deben ser exactos (con ello se hace referencia a que en determinadas ocasiones existen empleados que tienen la tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la información debe ser objetiva y verificable.

Cabe señalar que un análisis de puesto es la principal tarea del departamento de recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad de analizar los puestos, ellos necesitan la cooperación de empleados y supervisores de los distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de información.

^ Métodos de análisis

Existen diferentes métodos de obtener información sobre el PUESTO, los más comunes son:

  • Observación directa: Las características más significativas de este método consisten en que una o más personas obtengan la información acerca de los trabajadores, observando o registrando las tareas asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo, de lo cual podemos deducir que esta persona o grupo de ellas tienen una participación interactiva con los trabajadores, como por ejemplo existen empresas hoy en día las cuales graban el trabajo de sus empleados para luego analizarlo, sin embargo este método no se utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un esfuerzo mental.

  • Cuestionario: La descripción y especificación de PUESTO se realiza solicitando al personal que llene un cuestionario en el que responda las preguntas en forma individual, relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del PUESTO, su contenido y sus características. La información recopilada a través del cuestionario se utilizará para obtener datos en el área de los deberes, tareas, propósito del PUESTO, distribución física, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educación, experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y material que se utilizará, además de temas de interés especial en materia de salud y seguridad.


El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas concretas e información útil.

  • Entrevista: Consiste en la interacción entre el analista de cargo y el empleado, esta interacción permite la eliminación de dudas y desconfianza principalmente frente a empleados conflictivos.

    • Existen tres tipos de entrevistas:

    • Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.

    • Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo trabajo.

    • Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a fondo del PUESTO.

  • Métodos mixtos: Es la combinación de dos o más métodos de análisis, la elección de estas combinaciones se hará según las necesidades de cada empresa como por ejemplo: tiempo, objetivo de la descripción, especificación del cargo y personal disponible para esta tarea.


Etapas en el análisis de PUESTO

  1. Etapa de planeación: Como su nombre lo dice en esta etapa sucede la planificación del análisis de PUESTOS, pero esta planificación a su vez sucede apoyada de distintos pasos los cuales se nombran a continuación:

  1. En una primera etapa se determina “que” PUESTOS van a describirse.

  2. Se elabora el organigrama para ver así en que posición va cada uno de los puestos.

  3. Se elabora el cronograma de trabajo el cual es utilizado para iniciar el programa de análisis, este puede ser en escalas superior a inferior o viceversa. Asimismo en forma vertical u horizontal.

  4. Se realiza la elección de uno o más métodos de análisis y así el o los métodos escogidos serán con respecto a las necesidades del PUESTO. (Se escogen por lo general varios métodos de análisis dicha elección recaerá en métodos de análisis que vierta las mayores ventajas o menores desventajas.)

  5. Se realiza una selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis (Existen dos criterios, el criterio de variedad, este criterio indica características especificas del puesto en análisis las cuales van a variar de acuerdo al nivel jerárquico en que dicho puesto se encuentre y el criterio de generalidad que como su nombre lo indica este criterio debe ser general, o sea debe estar presente en la totalidad de los PUESTOS o al menos en el 75% de ellos para así elegir a los personajes idóneos para el puesto.)

  6. Determinación del límite de los PUESTO o amplitud de variación, esta amplitud de variación comprende a la distancia comprendida entre el límite inferior (mínimo) y el límite superior (máximo) que un factor puede abarcar con relación a un conjunto de PUESTO.




  1. Etapa de preparación: En esta etapa se dispone de los elementos y personas que se requieren.

  1. Se escogen los analistas de PUESTO que conformarán el equipo de trabajo.

  2. Se prepara el material de trabajo.

  3. Se dispone del ambiente.

  4. Se realiza una recolección de datos.




  1. Etapa de ejecución: Fase en la que se toman los datos relativos a los PUESTOS que se analizarán para luego redactar un análisis.

  1. Se realiza una recolección de datos a través de los ya mencionados métodos de análisis.

  2. Selección de datos obtenidos.

  3. Se redacta en forma provisoria el análisis, elaborado por el analista de cargos.

  4. Se presenta este informe a la persona correspondiente, para rectificarlo o ratificarlo.

  5. Se vuelve a redactar el análisis pero en forma definitiva.

  6. Se realiza la presentación oficial del informe final.



^
Análisis general de una descripción de PUESTO

  • Titulo del puesto: Este considera una importancia psicológica al empleado, además debe de indicar los deberes del trabajo e indicar en que nivel dentro de la empresa este se va a desempeñar, además se debe obviar los títulos de puesto idénticos con calificadores y por último títulos en los cuales se restrinja un cargo a un determinado sexo.

  • Identificación del puesto: Por lo general aborda temas como la ubicación del departamento fecha en la cual se revisó por ultima vez su descripción, en alunas ocasiones contiene un número de nómina o código, número de empleados que llevan ese trabajo y número de empleados del departamento en el cual se encuentra el puesto.

  • Deberes del puesto: Estos aparecen en orden de importancia, a veces se puede medir el peso o valor de un deber con el porcentaje de tiempo que se dedica, se debe indicar las herramientas y equipo de apoyo que utilizará el empleado y por último se debe realzar las responsabilidades, deberes y metas que se busca lograr.

  • Especificación del puesto: Esta sección hace referencia a los hábitos, conocimientos y capacidades personales que debe poseer la persona para cumplir los deberes y responsabilidades que se encuentran en ésta sección. Se puede decir además que existen dos áreas: Habilidad que se requiere para el trabajo y exigencias físicas que va realizar el empleado. (Anexo 2).


Importancia y deficiencias de las descripciones de PUESTO en el área de administración de personal

Se puede decir que los objetivos del análisis y la descripción de PUESTOS son muchos y ellos constituyen esencialmente las bases y pilares para recursos humanos ya que ayuda en el área de reclutamiento de personal, determina específicamente el perfil del aspirante a un PUESTO, apoya con el material necesario en el área de capacitación de personal, facilita la determinación de salarios (ya que ellos van acorde según el nivel del cargo), debe de motivar al personal, debe prestar apoyo a los jefes o supervisores ( o sea ser una especie de guía) y por último entregar información con respecto a temas como la seguridad, higiene industrial, etc.


De acuerdo con el modelo en estudio el PUESTO debe diseñarse bajo cuatro aspectos: Variedad (reside en el conjunto de acciones del trabajo o en el uso de los equipos y procedimientos que el cargo exige al ocupante. Los PUESTOS que tienen mayor variedad exigen un mayor desafío, ya que los empleados deben utilizar todas sus habilidades y capacidades para realizar en forma exitosa su trabajo), Autonomía ( se refiere a la mayor libertad que el ocupante tiene para coordinar o programar su trabajo, escoger el equipo que utilizará y decidir cómo lo va a utilizar.),Identificación con la tarea (se refiere a la posibilidad de que el empleado haga un trabajo en forma global para poder identificar con claridad los resultados de su esfuerzo.), Retroalimentación (se refiere a la información que recibe el empleado cuando está trabajando, la cual le indica cómo está realizando su tarea asignada.)

En el área de recursos humanos se consideran de vital importancia las descripciones de PUESTO pero a pesar de ello existen varios problemas empezando por los informes mal escritos lo cual conlleva a un error en las indicaciones hacia el empleado, estos informes no se actualizan constantemente, las tareas o deberes de los empleados no están determinados específicamente y por último pueden limitar el alcance de las actividades de este.

Diseño del puesto

Surge después del análisis del puesto se ocupa de estructurar los puestos para así mejorar la eficiencia de la organización y aumentar la satisfacción de sus empleados en el trabajo, además debe facilitar el logro de los objetivos de la organización y el desempeño del trabajo para la persona a la cual se le establece el puesto.


^ Base para el diseño del puesto:

Objetivos organizacionales para el puesto, incluyendo tareas, deberes y responsabilidades.


Aspectos de ing. humana que incluyen capacidades y limitaciones humanas.

(“Busca adaptar la máquina a la persona y no viceversa.”)

Aspectos de ing. industrial que giran alrededor de procesos eficientes de producción y mejoras a los métodos de trabajo.




^ EL PUESTO







Aspectos de calidad de vida en el trabajo que crean un ambiente laboral a través de mejoras físicas, psicológicas y sociales.



^ PASOS EN EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Los seis pasos para realizar un análisis de puestos son: 

Paso I: Determinar el uso de la información resultante del análisis de puestos. Se empieza por identificar el uso que se le dará a la información, ya que eso determinará el tipo de datos que se reúnan y la técnica que se utilice para hacerlo.


Paso II: Reunir información sobre los antecedentes. A continuación, es necesario revisar la información disponible sobre los antecedentes, como es el caso de los organigramas, diagramas de proceso y descripciones del puesto. Los organigramas muestran la forma en que la posición en cuestión se relaciona con otros puestos y cuál es su lugar en la organización. El organigrama debe identificar el título de cada población y, por medio de líneas que las conectan, debe mostrar quien debe reportar a quién y con quién se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

Una tabla de proceso ofrece una comprensión más detallada del flujo de trabajo que la que se puede tener con un organigrama. En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de insumos y productos del puesto estudiado.


Paso III: Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. El siguiente paso es seleccionar varias posiciones representativas que serán analizadas. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma demasiado tiempo el análisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores de ensamblaje.


Paso IV: Reunir información del análisis del puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las conductas requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.


Paso V: Revisar la información con los participantes. El análisis de puestos ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto, esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña y el superior inmediato del mismo. El verificar la información ayudará a determinar si ésta es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados. Este paso de "revisión" puede ayudar a obtener la aceptación del ocupante del puesto con relación a los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza.


Paso VI: Desarrollar una descripción y especificación del puesto. En la mayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la posición; es común que se desarrollen posteriormente. La descripción del puesto es una declaración por escrito que describe las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, así como las características importantes del mismo tales como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o en el mismo documento que la descripción del puesto.


ANEXO No. 1: PROCESO DE ANÁLISIS DEL PUESTO



ANEXO 2

Ejemplo de una descripción y análisis de PUESTO por horas:


^

Descripción y análisis de PUESTO


Nombre: Pintor de mantenimiento Sección: Industrial

Descripción general: Pintar con pistola o brocha superficies metálicas y de madera que pertenecen a la empresa.


Descripción del PUESTO





  • Preparar las superficies que van a pintarse, raspándolas y lijándolas, quitando los residuos de pintura. Pasar varias capas de masilla sintética con rapidez.

  • Preparar las pinturas que van a utilizarse, mezclándolas con otras pinturas, diluyentes, secantes y pigmentos en cantidades convenientes hasta alcanzar el color y la textura ideales. Introducir la pintura en un compresor, conectar el equipo al compresor y regular el flujo mediante válvulas. Proteger con bandas de papel o cinta las superficies que no deben pintarse. Dirigir la pistola hacia las partes que van a pintarse y realizar movimientos acompasados en sentidos vertical, horizontal y circular; lijar las capas de pintura después de que se sequen, antes de aplicar otra capa, hasta alcanzar el acabado perfecto. Retocar con brocha las partes inaccesibles.

  • Pintar manualmente las paredes y las fachadas de los edificios y las placas, utilizando pinceles, brochas y escobillas.

  • Conservar el equipo utilizado, quitando los residuos y limpiando el cañón de la pistola con líquidos diluyentes y gasa.

  • Ejecutar otras tareas relacionadas con las ya descritas, a juicios de su superior.








^

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

A) Requisitos intelectuales


-Educación: primaria; operaciones con números enteros, conocimiento de materiales utilizados en los procesos de pintura.

-Experiencia de un año; periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarización total con su campo de actividad.

-Aptitudes: inteligencia (grupo medio inferior), introversión equilibrada, iniciativa, espíritu critico y creativo, resistencia a la fatiga física y, en especial, a la visual, percepción discriminativa y diferencial (aguda), gran destreza manual, rapidez de reacción ante los estímulos, agudeza visual.

^

B) Requisitos físicos


-Esfuerzo físico: movimiento constante de brazos y piernas, coordinación de movimientos de los brazos: verticales, horizontales y circulares, firmeza en el pulso, articulación de la rodilla y el cuello en una secuencia de movimientos, agacharse, levantarse, subir y bajar escaleras; el trabajo se ejecuta de pie.

^

C) Responsabilidades implícitas


-Patrimonio: las pérdidas parciales o totales pueden comprobarse por lo que dice el obrero respecto del material empleado y la mano de obra desperdiciada; es poco probable que se causen daños al equipo (pérdidas pequeñas)

D) Condiciones de trabajo


-Ambiente: condiciones ligeramente desagradables, resultantes de la presencia de polvo de lija, emanaciones de la pintura –considerados perjudiciales para la salud del ocupante-, olores, ruido, frío y calor (condiciones externas de trabajo)

-Seguridad: condiciones consideradas a veces peligrosas, posibles caídas en trabajos en andamios; esguinces, excoriaciones y pequeños cortes de poca gravedad.





BIBLIOGRAFIA:

Bohlander, Snell y Sherman. Administración de Recursos Humanos. Décimo Segunda Edición. Capitulo 3. Pag: 85.

Gary Dessler. Administración de Personal. Sexta edición. Capitulo 3. Análisis de puestos, Pág.: 77.

Administración de Salarios e Incentivos. Teoría y Práctica. Miguel Amaya Galeano. Capitulo 7. Pagina 155.

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