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Manual de usuario de la implantacion de sap r/3

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MANUAL DE USUARIO

DE LA IMPLANTACION DE SAP R/3

________________________________________________________________________________________





5.11 Documento de referencia: Documento periódico (FBD1)



Vía de Acceso

En el árbol del menú principal de Finanzas, ingrese por la opción Gestión Financiera  Libro Mayor  Contabilización  Documentos de referencia  Documento periódico (Ver Figura 5.11 – Menú Principal de Acreedores)


Objetivo

La finalidad de los documentos de referencia es agilizar la entrada en el sistema de asientos que se realizan con frecuencia y tienen una forma constante en cuanto a datos en la cabecera del documento y en las posiciones del documento (cuentas contables, claves de contabilización). En particular el Documento Periódico es un documento contable que se debe contabilizar con cierta frecuencia (mensual, trimestral, etc) con ciertas características. Es útil para contabilizar pagos por primas de seguros, alquileres, etc.


Figura 5.11 Documento de referencia: Documento periódico





Seleccionando esta opción aparece la pantalla de la figura 5.11.1.1. Entrar contabilización periódica: Datos cabecera.

^

5.11.1 Crear Documento periódico (FBD1)




Figura 5.11.1.1. Entrar contabilización periódica: Datos cabecera






Indicador

Nombre del Campo

Significado

Valores Propuestos

(1)
^

1ra. Ejecución el


Fecha a partir de la cual han de ejecutarse las contabilizaciones periódicas.

F4


(2)

Última Ejecución el


Fecha hasta la cual se han de ejecutar las contabilizaciones periódicas.

F4

(3)
^

Intervalo en Meses


Intervalo temporal entre dos ejecuciones de la contabilización periódica.

La entrada del intervalo deberá indicarse en meses.

F4

(4)
^

Días de Ejecución


Fecha natural en la que ha de ejecutarse la contabilización periódica. Si indica un día se utilizará la fecha natural que ha indicado en el campo "Primera ejecución el ".

F4

(5)
^

Plan de Ejecución


Este plan contiene las fechas de ejecución deseadas para los documentos periódicos originales. Con ayuda del plan de ejecución, es posible generar documentos contables a partir de documentos periódicos originales en intervalos libremente definibles.

F4



^

Tomar Importes en Moneda Local


Cuando se crean documentos contables a partir de documentos tipo de contabilización periódica, sólo suelen transferirse los campos de moneda; la moneda se determina nuevamente según el tipo de cambio vigente. Pero en caso de que desee crear los documentos contables con el 'tipo de cambio histórico', fije este indicador. El indicador determina que los

importes en moneda local se transfieran también a los nuevos documentos contables.

X




^

Copiar Textos


Al marcar este parámetro los textos largos del documento periódico se copian en los documentos reales.

X







^

Tomar Importe del Impuesto en Moneda Local


Cuando se crean documentos contables a partir de documentos tipo de contabilización periódica, sólo suelen transferirse los campos de moneda; la moneda se determina nuevamente según el tipo de cambio vigente. Pero en caso de que desee transferir también los documentos contables con el 'tipo de cambio histórico', fije este indicador.

X




^

Clase de Documento


La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. De ella se deja constancia en la cabecera del documento.

Por cada clase de documento se acuerdan determinadas propiedades que controlan la captura del documento o se incluyen en el mismo. En especial se fija por cada clase de documento qué área de números de documento se permite para los documentos.

F4




Moneda


Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el sistema.

F4




^

Tasa de Cambio


Tipo de cambio con el que se realiza la conversión entre moneda extranjera y moneda local.


(6)

Referencia


El número de documento de referencia puede contener el número de documento en el interlocutor comercial. Sin embargo, este campo también puede estar rellenado de otra forma.




^

Fecha Conversión


Fecha para la determinación del tipo de cambio a emplear en la conversión. Los tipos de cambio están almacenados en el sistema.

F4


(7)
^

Texto Cabecera Documento


El texto de cabecera de documento contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es decir, no sólo para posiciones de documento determinadas.


(9)

CIvCT

Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima posición de documento.

F4

(10)

Cuenta


Cuenta que se ha de contabilizar con la siguiente posición de documento.

En lugar del número de cuenta también es posible indicar un matchcode.

F4


In. CME
^

Indicador de Cuenta de Mayor Especial


Indicador que define una operación en cuenta de mayor especial. Ejemplos para operaciones en cuenta de mayor especial son los anticipos y las letras de cambio.

F4




Al completar la información requerida, presione el icono ejecutar o Enter para pasar a la pantalla de la figura 5.11.1.2 Entrar contab. Periódica: Añadir posición de cta de mayor, la cual permite ingresar los datos de las posiciones del documento.

Figura 5.11.1.2. Entrar contab. Periódica: Añadir posición de cta. mayor





Indicador

Nombre del Campo

Significado

Valores Propuestos

(1)

Importe

Importe en la moneda del documento:

Importe de la posición de documento en la moneda del documento.

Procedimiento:

Al entrar el documento, este importe debe indicarse manualmente. En la última posición puede indicarse un '*', y el sistema fijará entonces como importe el saldo de las posiciones entradas anteriormente.


(2)

Área funcional

Criterio de esquema bajo puntos de vista funcionales. Se refiere al programa y sub-programa presupuestarios

F4

(3)

Centro Gestor

Código alfanumérico del centro gestor, el cual crea, modifica y visualiza o al cual adjudica un presupuesto.

F4

(4)

Doc. presup.

Es el documento de reserva presupuestario. Se debe indicar la posición del documento.

F4

(5)

Fondos

Fuente de financiamiento.




(6)

Pos. Pre.

Posición Presupuestaria, Gasto objeto e identificación de partida.

F4

(7)

Doc. compras

Indica una clave alfanumérica, que identifica unívocamente un documento de compras




(8)

Vence el

Fecha en la que vencen las condiciones de pago con descuento (si aplica).

F4

(9)

Asignación

Número de asignación:

La asignación es una información adicional en la posición del documento.

Las partidas individuales de una cuenta se pueden visualizar según el contenido del campo.

El contenido del campo puede ser definido de forma automática por el sistema por medio del campo Clave de clasificación o bien, ser introducido manualmente por el usuario.

Las normas a emplear para la estructuración del campo "Asignación" las puede definir en la guía de implementación (IMG), en el

Apartado Especificar clasificación estándar para partidas individuales.

F4

(10)

Texto

Texto de posición:

Texto explicativo para posición de documento.

Los textos de posición pueden utilizarse interna y externamente. Para diferenciar los textos de uso externo, estos deben marcarse con un '*'. Estos pueden editarse entonces en toda la correspondencia, reclamaciones,

avisos, etc. El asterisco se suprime al imprimir.

F4

(6)

CIvCT

Clave de contabilización para la siguiente posición:

Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima posición de documento.

F4

(7)

Cuenta

Cuenta que se ha de contabilizar con la siguiente posición de documento.

En lugar del número de cuenta también es posible indicar un matchcode. Número o matchcode de la cuenta a contabilizar.

F4

(8)

Ind. CME

Indicador de cta.mayor especial para la siguiente posición:

Indicador que define una operación en cuenta de mayor especial. Ejemplos para operaciones en cuenta de mayor especial son los anticipos y las letras de cambio.

Utilización:

Si Ud. marca el indicador, Ud. le comunica al sistema que una operación mayor especial se ha de contabilizar y la operación de que se trata. Por medio del indicador, el sistema determina una imagen especial y la cuenta de mayor asociada en el libro mayor que se ha de actualizar a través de la posición de documento.



F4


Al completar la información requerida, presione el icono o Enter para pasar a la pantalla de la figura 5.11.1.3. Entrar contab. Periódica: Añadir posición cuenta de mayor, la cual permite ingresar los datos de las posiciones del documento.


Figura 5.11.1.3 Entrar contab. Periódica: Añadir Posición de Cta de mayor





Al ingresar los datos, se presiona la tecla Grabar , apareciendo la pantalla de la figura 5.11.1.1. Entrar Contab. Periódica datos cabecera con el número de documento grabado en R/3 para esa transacción.


Por medio de la opción simular se pasa a la pantalla de la figura 5.11.1.4. Entrar contab. Periódica: Visualizar Resumen, para visualizar las posiciones del documento.


Figura 5.11.1.4 Entrar contab. Periódica: Visualizar Resumen





Para regresar a la pantalla principal de Documentos Periódicos o al menú principal de Acreedores, presione el icono tantas veces como sea necesario, hasta que se ubique en la pantalla que desea.


^

5.11.2 Modificar Documento periódico (FBD2)



Vía de Acceso

En el árbol del menú principal de Finanzas, ingrese por la opción Gestión Financiera  Libro Mayor  Documento  Documentos de ref  Documento periódico  Modificar. Figura 5.11.2.1.


Figura 5.11.2.1. Ver menú principal de Finanzas





Seleccionando esta opción aparece la pantalla de la figura 5.11.2.2. Modificar documento periódico: Acceso


Figura 5.11.2.2. Modificar documento periódico: Acceso





Si no se conoce el número de documento se le pueda dar a la opción lista , y pasa a la pantalla de la figura 5.11.2.3, sino se le da el número y pasa directamente a la pantalla 5.11.2.5.


Figura 5.11.2.3. Lista de documentos




Se escogen las opciones para pasar a la pantalla de la figura 5.11.2.4, dar doble clic en el documento a modificar.


Figura 5.11.2.4. Lista de documentos status de documento D.





Figura 5.11.2.5. Modificar documentos periódico: Resumen




Para modificar las posiciones del documento periódico, deberá dar doble clic sobre la posición a modificar. Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura 5.11.2.3. Modificar documento periódico: Posición 001.


Figura 5.11.2.3 Modificar documento periódico: Posición 001.





Luego de modificar la posición respectiva, deberá presionar el icono de Resumen de documento y aparecerá la pantalla de la figura 5.11.2.2. Modificar documento periódico: Resumen.


Si desea seguir modificando posiciones del documento periódico, deberá repetir el procedimiento desde la pantalla de la figura 5.11.2.2.


Al finalizar las modificaciones presione el icono Grabar. Se verá la pantalla de la figura 5.11.2.4.

Figura 5.11.2.4. Entrar contab. Periódicas: Datos de Cabecera





Para regresar a la pantalla principal de Documentos Periódicos o al menú principal de Gestión Financiera, presione el icono tantas veces como sea necesario, hasta que se ubique en la pantalla que desea.
^

5.11.3 Visualizar Documento periódico (FBD3)



Vía de Acceso

En el árbol del menú principal de Finanzas, ingrese por la opción Gestión Financiera  Libro Mayor  Documento  Documentos de ref  Documento periódico  Visualizar. Figura 5.11.3.1.


Figura 5.11.2.1. Ver menú principal de Finanzas







Al igual que con el procedimiento de modificación se deben digitar los datos requeridos según la pantalla 5.11.3.1,


Figura 5.11.3.1. Visualizar documento periódico: Acceso





Seleccionando esta opción aparece la pantalla de la figura 5.11.3.2. Visualizar documento periódico: Resumen


Figura 5.11.3.2. Visualizar documento periódico: Resumen





Para visualizar las posiciones del documento periódico, deberá dar doble clic sobre la posición a visualizar. Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura 5.11.3.3. Visualizar documento periódico: posición 001.


Figura 5.11.3.3. Visualizar documento periódico: Posición 001



Luego de visualizar la posición respectiva, deberá presionar el icono de Resumen de documento y aparecerá la pantalla de la figura 5.11.3.2. Visualizar documento periódico: Resumen


Si desea seguir visualizando posiciones del documento periódico, deberá repetir el procedimiento desde la pantalla de la figura 5.11.2.2.


Para regresar a la pantalla principal de Documentos Periódicos o al menú principal de Finanzas, presione el icono tantas veces como sea necesario, hasta que se ubique en la pantalla que desea.







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